CONTROL DE GESTIÓN PARA LA REDUCCIÓN DE COSTOS E INCREMENTO DE LA RENTABILIDAD

La gestión y estrategias de las empresas turísticas dependen de las herramientas e instrumentos tecnológicos existentes en un momento dado, de igual forma nos ayuda a analizar la situación de determinada empresa en función del uso o no que haga de determinada tecnología. Huelga decir que aquellas empresas que posean una información rápida, fluida y enfocada a las tácticas y estrategias de la misma, contarán con la capacidad de adoptar mejores decisiones.

La información es pues el arma principal que ayudará a la gerencia, a los productos y los servicios y a la productividad a penetrar en el ambiente competitivo. Con rápidos y en algunos casos convulsionados cambios de tendencias, el contar con información en tiempo y forma, es vital para ejecutar el cambio oportuno de rumbo. Las  empresas deben explorar las dimensiones de la oportunidad de una gerencia informada, de la diferenciación de productos y servicios, y de una creciente productividad.

Un ambiente que demanda ciertamente gerentes bien informados, que deben saber qué hacer y cómo hacerlo, capaces de adaptarse a los cambios vertiginosos y con acceso a la información de la organización tanto interna como externa. Las metas de los gerentes triunfadores, de productos y servicios excelentes y de una mayor productividad dentro del sector turístico, permanecerán o se convertirán en las más fuertes competidoras del ramo. En tanto que aquellas que no puedan mejorar su información quedarán a la zaga de aquellas que si pueden.

Contar con información de calidad para la planificación, la dirección y el control resulta fundamental. La calidad de la misma está dada por la exactitud, la oportunidad y la relevancia.

-          La exactitud es la información libre de errores, que la información es clara y refleja adecuadamente el sentido de los datos en los que se basa.

-          La oportunidad en la información significa simplemente que los receptores la puedan obtener cuando la necesitan. Tiene escaso valor contar con información a destiempo para adoptar las oportunas acciones correctivas.

-          La relevancia es un atributo clave de la calidad de la información. Donde la información responde de manera específica al receptor sobre el qué, por qué, dónde, cuándo, quién y cómo.

El tema de la información gerencial nada tiene de nuevo. Lo que sí es novedad es la facilidad con que puede obtenerse información exacta y actualizada. La innovación que ha hecho posible esto es la gestión informatizada, alimentada con la información actualizada y  de importancia estratégica. Tiene que ser un sistema más al servicio de la empresa y de sus objetivos, para desempeñar las responsabilidades que las distintas funciones.

Al papel que juega la informática en los procesos de gestión y toma de decisiones se tiene que combinar de forma creativa e innovadora con los nuevos conceptos vigentes en materia de control de gestión, control presupuestario, análisis de rentabilidad por sector o producto y los modernos sistemas de delegación.

Para ello lo primero que debemos hacer es una crítica a la tradicional capacidad para informar acerca de la importancia relativa a la gestión del emprendimiento turístico, (ingresos, gastos, consumo, controlar la rentabilidad por área, productividad, y disposición de elementos preventivos). Con una información que nos diga cuanto perdimos o dejamos de ganar, no nos sirve de nada, ya la pérdida o las menores ganancias son una realidad.

Contar con un sistema que nos permita conformar un presupuesto táctico-operativo, determinando claramente responsabilidades, y distribuyendo dicho presupuesto en el tiempo, facilitando el ajuste permanente del mismo para hacer frente a la evolución del negocio y del entorno donde nos movemos. Este sistema debe permitir no sólo un uso óptimo de los recursos, sino también reducir sistemáticamente los costos. Verificar a tiempo las áreas o equipos que se han vuelto antieconómicos es otro factor importante a considerar.

Una de las artes mayores en la gerencia, es la habilidad de mantener los costos bajo control en las épocas de prosperidad, perseguir como un objetivo central y permanente el uso racional de los recursos. Esto suele olvidarse en los momentos favorables, dando lugar a descuidos que tarde o temprano tendrán que ser laboriosamente  corregidos.

El sistema debe permitir un análisis paretiano que facilite distinguir claramente los picos vitales de las depresiones triviales tanto en materia de ingresos como de gastos, para facilitar tanto el análisis como la adopción de decisiones tendientes a mejorar una utilización más óptima de los recursos.

Una base de datos que permita el presupuesto y la mejora del sistema de control interno, la autorización de los gastos y la correspondiente delegación de autorizaciones para gastos, lo cual contribuye a descentralizar la gestión de la empresa, dando más tiempo a los Directivos para concentrar su atención en los temas estratégicos. Dicho sistema se puso en operaciones en empresas de diversos tamaños y actividades, logrando muy óptimos resultados.