Funcionarios
de alto rango dedicados a todo tipo de autorizaciones, lo cual implica un bajo
valor agregado en función al coste salarial que estos tienen. La alta
concentración de conceptos a ser autorizados implica un elevado uso de tiempo,
el cual deberían destinar a los objetivos tácticos y estratégicos de la
organización.
Esa misma concentración origina
importantes períodos de espera. Si las decisiones son imperiosas tomarlas
rápidamente ello motiva que no se analice convenientemente los conceptos. Muchas veces no se hace otra cosa
que autorizar gastos ya acaecidos.
La persona que toma la decisión no
está convenientemente informada de los diversos aspectos involucrados en los
gastos a ser autorizados. Carecen de información “on line” sobre la
productividad de los insumos a adquirir o la efectividad de los gastos por
reparación o mantenimiento. Carecen de un presupuesto que se sirva de base y
contra el cual deban imputar las autorizaciones.
Los sistemas de
administración tradicional poseen escaso nivel de participación y delegación, o
lo que es lo mismo un elevado nivel de concentración a la hora de tomar
decisiones. La importancia relativa de los distintos conceptos de ingresos y gastos,
a veces ciega, confundiendo lo trivial con lo realmente importante y
fundamental, razón por la cual suelen adoptarse graves errores a la hora de
tomar decisiones. Ello lleva a no tener personal realmente concentrado en temas
estratégicos y a malgastar recursos. Este malgasto de recursos es producto de:
- Elevado costo del personal
autorizante (relación coste-beneficio)-Falta de rapidez en la adopción de decisiones
-Ausencia de capacidad para la adopción de las decisiones (y si consulta con personal especializado, no hace otra cosa más que incrementar los costes)
-Falta de información acerca del óptimo uso de los recursos
La capacidad de la empresa para generar utilidades o como mínimo evitar, en el caso de un brusco cambio en el entorno de los negocios, pérdidas que pongan en riesgo la continuidad del negocio. Haciendo un uso innovador y creativo de los sistemas informáticos, y combinando ellos con los nuevos sistemas de administración participativa se logró crear un sistema de control de gestión y presupuestario que tiene la capacidad de generar por sus enfoques proactivo y preventivo.
El hecho de
establecer presupuestos por áreas, permite una delegación de facultades, con lo
cual se libera a los más altos cargos de la organización de determinadas
tareas. Estos niveles de autorización pueden preverse en función a conceptos,
importes por períodos e importes por tipos de gastos. En la medida que
evoluciona la actividad económica del entorno, y de la propia empresa, se
adecua el presupuesto para reflejar dichos cambios, con lo cual se trata de
garantizar el resultado final esperado.
Entre las causas
o razones que motivan mayor frecuencia de la debida, en los gastos repetitivos
en materia de reparaciones y mantenimiento, podemos mencionar los siguientes:
1.
Adquisición de insumos o repuestos
de mala calidad
2.
Robos o fraudes.
3.
Malas reparaciones
4.
Mal uso de las maquinarias y
equipos
5.
No corregir las razones
fundamentales
6.
Equipos en etapa de
improductividad
Si no se solucionan las causas que están provocando la existencia de un
problema o situación, muy difícilmente se podrá solucionar el problema o la
situación en sí. Las frecuencias de las reparaciones o
mantenimientos detectadas por el sistema, nos permiten averiguar acerca de las
reales razones de ello. Una de las grandes ventajas que ofrece el análisis de “los
porqué” en secuencia, es que permite diferenciar los “síntomas” del verdadero
problema.
El descubrir las
reales causas que originan la frecuencia de las reparaciones o de los mantenimientos,
nos permitiría generar las formas destinadas a su corrección y/o prevención,
como lo son:
1.
Capacitación en el mejor uso de equipos,
máquinas, instalaciones y herramientas
2.
Capacitación en tareas de
reparación y mantenimiento
3.
Políticas de control
4.
Análisis de productividad por
máquina y equipos
5.
Capacitar en técnicas de
resolución de problemas para las reparaciones
6.
Implantación de las 5 S
La gestión informatizada en si es sólo una
herramienta, la cual sin el apoyo de la gerencia, sin la capacitación en tarea
de análisis, y sin la suficiente disciplina no permitirá lograr los objetivos
de su implementación. Tampoco se lograran resultados satisfactorios si no se
procede a realizar tareas de delegación, participación y se está dispuesto a
que distintos niveles de la organización accedan a la información para el
control y toma de decisiones.
Es necesario un cambio de cultura que permita
sacar provecho de estos sistemas, para lo cual lo fundamental es tener
conciencia de las oportunidades que nos brinda la moderna tecnología
informática, como así también las oportunidades de reducir costos y mejorar los
rendimientos en empresas con fuertes costos ocultos y elevados grados de
improductividades.
El sistema tiene
que prever la capacidad de establecer relaciones entre ingresos y gastos, como así también el cálculo de promedios
móviles, lo cual permite monitorear cambio de tendencias como cumplimiento de
objetivos. Contar con información no sólo en términos monetarios, sino además
en términos cuantitativos permite relacionar las cantidades producidas con la
cantidad de insumos utilizados al efecto, determinando de tal forma los niveles
de rendimiento en función de los proveedores, marcas, y tipos de insumos. Ello
contribuye con un mejor control de los niveles de eficiencia operativa.
Lograr información exacta, oportuna y
relevante es la consigna del momento, sin contar con información que reúna
estas condiciones la empresa viaja a la deriva, con su gerencia fuera de rumbo
en puntos clave y sin orientación para navegar en el sector donde está implantada.
Información rápida y exacta que se concentre en los datos claves y relevantes
permite a la dirección de la empresa una conducción tanto operativa como
táctica que permita no sólo lograr los objetivos estratégicos, sino además
superar a la competencia en la lucha por la participación del mercado.
